Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kanusportverein Wolfenbüttel e.V.
Teichgarten 1, 38300 Wolfenbüttel
Deutschland
Vertreten durch den Vorstand: Jan Deppe (1. Vorsitzender), Peter Kandora (2. Vorsitzender), Franziska Deppe (Kassenwart), Anke Kossak (Schriftführerin)
E-Mail: info@ksv-wf.de

Ein/e Datenschutzbeauftragte/r ist gesetzlich nicht erforderlich (insbesondere sind nicht ständig mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst und es werden keine besonderen Datenkategorien in benennungspflichtigem Umfang verarbeitet) und wurde nicht benannt.

2. Grundsätzliches zu dieser Website

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG) und nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit. Die Website ist technisch datenschutzfreundlich gestaltet:

Es werden keine externen Ressourcen von Dritten geladen (keine Schriftarten, Skripte oder CDN-Inhalte). Sämtliche Bibliotheken und Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus.
Wir setzen kein Webtracking und keine Analyse- oder Marketing-Werkzeuge ein (kein Google Analytics, Matomo, Tag Manager, Meta-Pixel o. Ä.).
Es gibt keine Social-Media-Plugins und keine eingebetteten Videos. Karten werden erst auf Ihren ausdrücklichen Klick geladen (siehe Kartendarstellung).

Die auf der Startseite angezeigten Wetter- und Pegeldaten ruft unser Server selbst für den festen Vereinsstandort ab und speichert sie zwischen; für Sie entsteht dabei kein Kontakt zu Dritten und kein Personenbezug.

Die Website gliedert sich in mehrere Bereiche (öffentliche Seiten, Buchungssystem, Einwilligungs-Modul, Veranstaltungskalender, Bootshaus-App, interner Verwaltungsbereich), die nachfolgend einzeln beschrieben werden.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server unseres Hosters gesendet und vorübergehend in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden insbesondere:

IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
abgerufene Ressource bzw. Datei,
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite),
übermittelte Browser- und Betriebssystem-Kennung.

Zweck: technische Auslieferung der Seite, Gewährleistung der Betriebssicherheit und Fehlersuche. Zusätzlich schreibt die Anwendung Betriebs- und Fehlermeldungen in eine nicht öffentlich erreichbare Protokolldatei außerhalb des Web-Verzeichnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).

Speicherort / Empfänger: Hosting-Infrastruktur unseres Auftragsverarbeiters (siehe Empfänger und Auftragsverarbeiter).

Speicherdauer: Die Zugriffsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht; die konkrete Speicherdauer der Server-Logs beim Hoster ergibt sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

4. Cookies und lokale Speicherung

Eine abschließende Übersicht aller Speicherzugriffe auf Ihrem Endgerät:

Bezeichnung	Art	Zweck	Lebensdauer
`ksv_session`	Session-Cookie	Sitzungsverwaltung (Formular-/Assistenten-Status, Anmeldesitzung im internen Bereich); enthält nur eine zufällige Sitzungskennung, keine Klardaten	Dauer der Browsersitzung; serverseitiges Inaktivitäts-Timeout nach 60 Minuten
`ksv_cookie_accepted`	Eintrag im lokalen Speicher (`localStorage`, kein Cookie)	Merkt, dass der Hinweisbanner bestätigt wurde	bis zur Löschung durch Sie
`ksv_boathouse`	Cookie (signiert), befristet	Nachweis, dass ein QR-Code am Regalplatz oder im Lager gescannt wurde; enthält nur Platz- bzw. Lagerkennungen und Ablaufzeitpunkte, keine Personendaten	30 Minuten je Scan
`storageScrollY`	Eintrag im Sitzungsspeicher (`sessionStorage`, kein Cookie)	Merkt im internen Verwaltungsbereich die Scrollposition der Liegeplatz-Übersicht, damit die Seite nach dem Speichern an derselben Stelle steht	Dauer der Browsersitzung
`ksv_boathouse_name`	Eintrag im lokalen Speicher (`localStorage`, kein Cookie)	Merkt in der Bootshaus-App den zuletzt eingegebenen Namen — nur, wenn Sie dort das Kästchen „Namen auf diesem Gerät merken“ setzen. Der Eintrag bleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht übertragen	bis Sie das Kästchen abwählen oder den Browserspeicher löschen
`ksv_boathouse_paddler_id`, `ksv_boathouse_paddler_name`	Einträge im lokalen Speicher (`localStorage`, keine Cookies)	Merken für das Fahrtenbuch die zuletzt gewählte Person — ebenfalls nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über dasselbe Kästchen	bis Sie das Kästchen abwählen oder den Browserspeicher löschen

Das Session-Cookie wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) übertragen und mit den Schutzattributen HttpOnly, Secure und SameSite=Lax gesetzt.

Einwilligung: Die ersten vier Einträge der Tabelle sind für den Betrieb der jeweils aufgerufenen Funktion unbedingt erforderlich; hierfür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die drei Einträge der Bootshaus-App, die Namen und Personenauswahl dauerhaft merken, sind eine Bequemlichkeit und keine Notwendigkeit — sie werden deshalb ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das Kästchen ist nicht vorausgewählt; wer es abwählt, dessen gespeicherte Angaben werden gelöscht. Die Bootshaus-App ist ohne diese Zustimmung uneingeschränkt nutzbar.

Der auf der Website eingeblendete Hinweisbanner dient lediglich Ihrer Information und stellt kein Einwilligungs-Banner dar. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG holen wir nur dort ein, wo sie erforderlich ist: beim Merken des Namens in der Bootshaus-App und beim aktiven Laden der externen Karte (siehe Kartendarstellung).

5. Kontaktformular

Über das Kontaktformular (www.ksv-wf.de/kontakt) können Sie uns eine Nachricht senden. Erhoben werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Ihre Nachricht.

Diese Angaben werden ausschließlich per E-Mail an die Vereinsadresse (info@ksv-wf.de) übermittelt und dort bearbeitet. Eine Speicherung der Formularinhalte in einer Datenbank findet nicht statt.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch (Spam) setzen wir technische Maßnahmen ein. Hierbei wird Ihre IP-Adresse vorübergehend gespeichert und nach kurzer Zeit automatisch wieder gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage und an der Abwehr von Missbrauch); soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Anbahnung eines Vertrags gerichtet ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Wir bewahren die E-Mail nur so lange auf, wie es zur Beantwortung und für etwaige Anschlussfragen erforderlich ist; danach wird sie gelöscht.

6. Buchungssystem

Über das Buchungssystem (buchung.ksv-wf.de) können Sie Vereinsmaterial, Kurse, Boote oder Anhänger buchen. Die Buchung erfolgt über einen mehrstufigen Assistenten ohne Benutzerkonto; der spätere Zugriff auf Ihre Buchung ist über einen zufälligen Zugangs-Link (Token) möglich.

Erhobene Daten: Vor- und Nachname, ggf. Name der Institution und Ansprechperson, vollständige Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. abweichende Rechnungsadresse, gewählte Zahlungsweise und Rechnungswunsch, Details der Buchung (Veranstaltung, Positionen, Boote/Anhänger, Preise) sowie ein optionaler Freitext-Kommentar.

Angaben zu anderen Personen: Gibt die buchende Person Daten einer anderen institutionellen Ansprechperson an, stammen diese Angaben von der buchenden Person. Wir stellen der anderen Person diese Datenschutzerklärung spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, ansonsten innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten, zur Verfügung. Verwendete Fassung, Zeitpunkt, Informationsweg und Ergebnis werden nach dem vereinsinternen Verfahren dokumentiert.

Nutzungsvereinbarung / Unterschrift: Bei zustimmungspflichtigen Buchungen wird eine Nutzungsvereinbarung digital akzeptiert. Zum Nachweis speichern wir IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), Zeitstempel, einen Integritäts-Prüfwert und – sofern abgegeben – eine handschriftliche Unterschrift. Aus den Angaben wird ein PDF erzeugt und revisionssicher archiviert (siehe Empfänger und Auftragsverarbeiter).

Zwischenspeicherung: Während des Ausfüllens liegen Ihre Eingaben in der serverseitigen Sitzung; bei Abbruch oder Zeitüberschreitung werden sie verworfen.

Benachrichtigung von Einweisern: Erfordert eine Buchung eine Einweisung oder eine Schlüsselübergabe, benachrichtigen wir die zuständige einweisende Person per E-Mail über die buchungsbezogenen Eckdaten. Sagt sie zu, erhält sie zusätzlich die für die Terminabstimmung erforderlichen Kontaktdaten der buchenden Person (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie den vereinbarten Termin, auch als Kalenderdatei zum Speichern. Über Änderungen und Stornierungen der Buchung wird sie ebenfalls informiert.

Kalendereintrag / Vereinsverwaltung: Bestätigte Buchungen können als Kalendereintrag angelegt werden (Veranstaltungsname, Zeitraum, Kategorie sowie eine interne Buchungsnummer). Beim Abgleich mit unserer Vereinsverwaltung werden keine Kontaktdaten der buchenden Person (Anschrift, Telefon, E-Mail) übertragen (siehe Empfänger und Auftragsverarbeiter).

Zahlung per PayPal (optional): Wählen Sie als Zahlungsweise PayPal, erhalten Sie mit der Genehmigungs-E-Mail einen Zahlungslink (PayPal.me) mit vorbefülltem Betrag; derselbe Link wird auf Ihrer Buchungsseite als Schaltfläche und QR-Code angezeigt. Unsere Website bindet dabei keine Inhalte oder Skripte von PayPal ein; beim Aufruf unserer Seiten fließen keine Daten an PayPal. Eine Verbindung zu PayPal entsteht erst, wenn Sie den Link aktiv öffnen bzw. den QR-Code scannen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt dann direkt bei PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg) unter deren eigenen Datenschutzhinweisen: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full. Welche Daten Sie dort angeben, liegt in Ihrer Hand; wir erhalten von PayPal die Zahlungsinformation (Absender, Betrag, Verwendungszweck) auf unserem Vereinskonto.

Beigefügte Unterlagen: Einer Genehmigungs- oder Schlüsselkasten-E-Mail können wir Informations-PDFs beifügen (z. B. eine Geländeübersicht oder eine Anleitung für den Schlüsselkasten). Dieselben Dateien sind über Ihre persönliche Buchungsansicht abrufbar. Wir protokollieren, welche Unterlage wann zu welcher Buchung versendet wurde; die Unterlagen selbst enthalten keine personenbezogenen Daten.

Schlüsselkasten: Wird Ihnen ein Schlüsselkasten zugewiesen, vermerken wir zu Ihrer Buchung, welcher Kasten mit welchem Zugangscode Ihnen mitgeteilt wurde. Ein zusätzlicher Personenbezug entsteht dadurch nicht; der Vermerk dient dem Nachvollziehen, welcher Code herausgegeben wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses, einschließlich der Bereitstellung des Zahlungslinks); für die zur Nachweisbarkeit gespeicherten Angaben (IP-Adresse, User-Agent, Unterschrift) ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei abrechnungsrelevanten Buchungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: siehe Speicherdauer und Löschung.

7. Digitale Einwilligungserklärung (Foto-/Bildnis-Einwilligung)

Über das Modul consent.ksv-wf.de können Sie erklären, ob Fotos der betreffenden Person auf der Vereins-Website veröffentlicht bzw. öffentlich verwendet werden dürfen (mit Auswahloptionen, z. B. „nur Gruppenfotos" oder „ohne Namensnennung"). Es gibt zwei Modi: die Selbsterklärung Erwachsener und die Erklärung durch Sorgeberechtigte für Minderjährige.

Erhobene Daten – Erwachsene: vollständiger Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse (optional), handschriftliche Unterschrift. Geburtsdatum, Anschrift und Unterschrift dienen der eindeutigen Zuordnung und dem Nachweis der Erklärung.

Erhobene Daten – Sorgeberechtigte/Kinder: Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse (optional) sowie Unterschrift der ersten und optional einer zweiten sorgeberechtigten Person; je Kind Name, Geburtsdatum, Foto-Präferenzen sowie ein Freitextfeld für Hinweise zur Foto-Verwendung. Geburtsdatum, Anschrift und Unterschrift dienen der eindeutigen Zuordnung und dem Nachweis der Erklärung; das Geburtsdatum des Kindes außerdem der Feststellung der Minderjährigkeit.

Angaben zu Kindern und weiteren Sorgeberechtigten: Werden deren Daten durch eine sorgeberechtigte Person eingetragen, stammen die Angaben von dieser Person. Die aktuelle Datenschutzerklärung wird im Einwilligungsmodul bereitgestellt. Weitere sorgeberechtigte Personen werden spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, ansonsten innerhalb eines Monats nach Erhalt ihrer Daten, informiert. Kinder erhalten die Information entsprechend ihrem Alter in verständlicher Form. Verwendete Fassung, Zeitpunkt, Informationsweg und Ergebnis werden nach dem vereinsinternen Verfahren dokumentiert.

Keine Gesundheits- oder sonstigen besonderen Angaben eintragen: Das Hinweisfeld dient ausschließlich Wünschen rund um die Foto-Veröffentlichung. Bitte tragen Sie dort keine Gesundheitsangaben oder sonstigen besonderen Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO ein. Sollten solche Angaben ungefragt übermittelt werden, werden sie nicht für andere Zwecke verwendet und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht erforderlich sind.

Speicherorte (getrennt):

In der Datenbank werden nur Metadaten gespeichert (u. a. eine anonyme Kennung, Veranstaltung, Modus, Anzeigename der erklärenden Person, Anzahl Kinder, verwendete Textversion, Prüfsumme des PDF, Archivpfad, IP-Adresse, Zeitstempel). Geburtsdaten, Adressen, Kinderdaten, Freitexte und Unterschriften werden nicht in der Datenbank gespeichert.
Die vollständigen Angaben stehen ausschließlich im erzeugten PDF, das verschlüsselt in das vom Verein genutzte Nextcloud-Archiv bei IONOS übertragen (siehe Empfänger und Auftragsverarbeiter) und per E-Mail an den Verein gesendet wird. Auf Wunsch erhalten Sie eine Kopie per E-Mail.

Widerruf: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenden Sie sich hierzu an die unter Verantwortlicher genannten Kontaktdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); bei Minderjährigen die Einwilligung der hierzu berechtigten Sorgeberechtigten. Für die öffentliche Verwendung von Bildnissen gelten ergänzend die Vorschriften des Kunsturhebergesetzes (KUG).

8. Foto-Galerie und Darstellung des Vorstands

Auf der Website veröffentlichen wir Fotoalben (www.ksv-wf.de/galerie) aus dem Vereinsleben (z. B. Veranstaltungen, Fahrten, Training) sowie eine Darstellung der amtierenden Vorstandsmitglieder (Name, Funktion, Foto und teils E-Mail-Adresse). Auf Fotos können Personen erkennbar sein.

Übersichts- und Gruppenaufnahmen von Veranstaltungen: Vor einer Veröffentlichung prüfen wir im Einzelfall Zweck, Medium, Zielgruppe, Reichweite, vorgesehene Dauer und Rechtsgrundlage. Aufnahmen, die das Vereinsgeschehen oder eine Veranstaltung als Ganzes dokumentieren und bei denen keine einzelne Person hervorgehoben wird, können auf unser berechtigtes Interesse an der Berichterstattung über das Vereinsleben gestützt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) in Verbindung mit den Vorschriften des Kunsturhebergesetzes (KUG, insbesondere § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG). Eine pauschale Veröffentlichungsbefugnis folgt daraus nicht; entgegenstehende Interessen der abgebildeten Personen werden berücksichtigt.

Aufnahmen mit einzelnen Personen im Mittelpunkt: Wird eine einzelne Person erkennbar in den Vordergrund gestellt (z. B. Porträt oder gezielte Hervorhebung), stützen wir die Veröffentlichung auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) unter Beachtung des KUG.

Vorstandsdarstellung: Die Veröffentlichung von Namen, Funktion und Foto der amtierenden Vorstandsmitglieder erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der transparenten Darstellung der Vereinsorgane).

Widerspruch / Widerruf: Sie können einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Veröffentlichung jederzeit aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO) und eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an die unter Verantwortlicher genannten Kontaktdaten. Wir prüfen das Anliegen unverzüglich und entfernen das Bild oder schränken seine weitere Verwendung ein, soweit dies rechtlich und tatsächlich möglich ist.

Speicherdauer und Überprüfung: Veröffentlichte Fotos bleiben nur so lange abrufbar, wie der dokumentierte Veröffentlichungszweck besteht und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen. Der Verein prüft die weitere Veröffentlichung regelmäßig sowie anlassbezogen, insbesondere nach einem Widerspruch, Widerruf oder Ende des Veröffentlichungszwecks.

9. Veranstaltungskalender

Im Veranstaltungskalender (kalender.ksv-wf.de) zeigen wir Vereinstermine an (Titel, Zeit, Ort, Kategorie). Beschreibungs- und Notizfelder werden für die öffentliche Anzeige stets entfernt; als „privat" markierte Termine werden in der öffentlichen Ansicht zu „Privat" anonymisiert.

In der Boots-Belegungsansicht werden laufende Bootsnutzungen als Eintrag „In Nutzung" mit Boot und Zeitraum angezeigt. Ein Personenbezug entsteht dabei nicht — es werden weder Namen noch Lagerorte veröffentlicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Information über das Vereinsleben).

10. Interner Verwaltungsbereich

Der interne, zugangsgeschützte Bereich (admin.ksv-wf.de) dient ausschließlich der Vereins- und Vorstandsarbeit (u. a. Verwaltung von Buchungen und Einwilligungen, Bootsbestand und Bootsbewegungen einschließlich der Übersicht „Unterwegs“ sowie digitale Vorstandsbeschlüsse mit revisionssicherem Audit-Log). Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort (ausschließlich als Hash), Rollen, Login-Zeitpunkt und Login-IP-Adresse sowie – bei Beschlussverfahren – Beschlussinhalte, Stimmabgaben, Zeitstempel, IP-Adresse, Browserkennung und ggf. Unterschriften. Diese Daten betreffen Vereinsmitglieder und -funktionäre und sind für Besucherinnen und Besucher der öffentlichen Website nicht zugänglich.

Rechtsgrundlage: Mitglieds- bzw. Organverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Vereinsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Kartendarstellung (Google Maps, „Klick zum Laden")

Auf der Seite Anfahrt bieten wir eine interaktive Karte des Kartendienstes Google Maps an. Die Karte wird aus Datenschutzgründen nicht automatisch geladen: Vor Ihrem Klick wird keine Verbindung zu Google aufgebaut, kein Inhalt von Google geladen und kein Cookie gesetzt.

Erst wenn Sie die Karte über die Schaltfläche „Karte laden" aktiv aufrufen, wird der Karten-Inhalt von Google nachgeladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; die Übertragung erfolgt in der Regel an einen Server von Google in den USA. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, USA).

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung durch das aktive Laden der Karte (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG für den Zugriff auf bzw. die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät). Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar (z. B. durch Neuladen der Seite, ohne die Karte zu laden).

Drittlandübermittlung: Die Datenübermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt; Google ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

12. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche beziehungsweise dokumentierte vereinsinterne Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

Niederschriften über Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstands: Aufbewahrung mindestens zehn Jahre.
Nutzungsvereinbarungen: Speicherung für die Durchführung des Nutzungsverhältnisses und anschließend so lange, wie die Unterlagen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich sind. Soweit sie zugleich Buchungs- oder Rechnungsbelege sind, gelten die nachfolgend genannten gesetzlichen Fristen.
Einwilligungserklärungen und Einwilligungsnachweise: Speicherung für die Dauer der darauf gestützten Verarbeitung und grundsätzlich bis zu drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Einwilligung beendet oder widerrufen wurde; bei einem laufenden Verfahren gegebenenfalls bis zu dessen Abschluss.
Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. aus kostenpflichtigen Buchungen): Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen steuer- und handelsrechtlichen Fristen; für Buchungsbelege und Rechnungen beträgt diese seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Für bestimmte Unterlagen (z. B. Jahresabschlüsse) gelten weiterhin zehn Jahre.
Technische Protokolle (Server-Logs, anwendungsseitige Protokolldatei): Speicherung so kurz wie möglich; Löschung, sobald sie für Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr nicht mehr erforderlich sind.
Bootsbewegungen (Entnahme und Rückgabe im Bootshaus): Name, IP-Adresse und Browserkennung werden nach zwölf Monaten automatisch entfernt. Die Bewegung selbst bleibt ohne Personenbezug als Bestandsnachweis erhalten.
Fahrtenbuch-Einträge: Die personenbezogenen Angaben werden nach drei Jahren durch einen täglich ausgeführten Hintergrundjob automatisch gelöscht oder anonymisiert; Boot, Datum, Strecke und Kilometer bleiben ohne Personenbezug erhalten. Diese Frist ist bewusst eine andere als die zwölf Monate für Bootsbewegungen.
Veröffentlichte Fotos: Speicherung, solange der dokumentierte Veröffentlichungszweck besteht und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen; regelmäßige und anlassbezogene Überprüfung.
Fotos und Meldungen zu Schäden: Fotos werden gelöscht, sobald der Schaden als erledigt vermerkt ist. Personenbeziehbare Meldungsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Klärung und mögliche Ansprüche nicht mehr benötigt werden; die sachliche Schadenshistorie kann ohne Personenbezug erhalten bleiben.
Sonstige personenbezogene Daten ohne Aufbewahrungspflicht (z. B. Kontaktanfragen, nicht abrechnungsrelevante Buchungsdaten): Löschung, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

Steuerliche Fristen können sich im Einzelfall verlängern (z. B. bei einer laufenden Außenprüfung).

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke an die nachfolgend genannten Empfänger. Soweit Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Hosting und Nextcloud-Archiv: 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland – Betrieb von Webserver, Datenbank, E-Mail-Versand und der vom Verein genutzten Nextcloud-Instanz. Auftragsverarbeiter (AVV).
Vereinsverwaltung „Mein Verein" (Buhl Data Service GmbH, Am Siebertsweiher 3/5, 57290 Neunkirchen (Siegerland), Deutschland): Aus unserer Vereinsverwaltung werden Kalendereinträge in den öffentlichen Vereinskalender dieser Website übernommen und dort angezeigt. Der Datenaustausch dient dem Abgleich des Kalenders (Veranstaltungsname, Zeit, Kategorie). Personenbezogene Kontaktdaten von Websitenutzern (Anschrift, Telefon, E-Mail) werden dabei nicht an „Mein Verein" übermittelt oder dort gespeichert. Zusätzlich ist auf der Website der Mitgliedsantrag als Link zum Online-Formular dieses Anbieters eingebunden; das Ausfüllen erfolgt erst nach Ihrem Klick beim Anbieter unter dessen eigenen Datenschutzhinweisen.
Vom Verein beauftragte einweisende Personen: Soweit eine Einweisung oder Schlüsselübergabe erforderlich ist, erhalten sie nur die für Terminabstimmung und Durchführung benötigten Buchungs- und Kontaktdaten. Eine Nutzung für eigene Zwecke ist nicht zulässig.

Archivierung in einer bei IONOS gehosteten Nextcloud: Die revisionssichere Archivierung der erzeugten PDF-Dokumente (Nutzungsvereinbarungen, Einwilligungserklärungen, Vorstandsbeschlüsse) erfolgt in einer vom Verein genutzten Nextcloud-Instanz auf der Hosting-Infrastruktur von IONOS. IONOS verarbeitet die Daten dabei auf Grundlage des bestehenden AVV als Auftragsverarbeiter. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS (WebDAV).

Eine über die beschriebenen Zwecke und Empfänger hinausgehende Weitergabe findet nicht statt.

14. Übermittlung in Drittländer und externe Links

Beim gewöhnlichen Besuch unserer Website baut die Website selbst keine Verbindung zu einem Anbieter in einem Land außerhalb der EU/des EWR auf. Eine solche Verbindung entsteht erst, wenn Sie die Google-Maps-Karte ausdrücklich laden oder einen Google-Maps-Link aktiv anklicken (USA, siehe Kartendarstellung). Die vertraglichen Regelungen und gegebenenfalls eingesetzten Unterauftragnehmer unserer Auftragsverarbeiter werden im Rahmen der Dienstleisterprüfung berücksichtigt; die serverseitigen Abrufe für die Wetter-/Pegelanzeige betreffen keine personenbezogenen Daten der Nutzer.

Unsere Website enthält Links zu externen Seiten (u. a. Verbände, Sportbünde, Stadtwerke sowie das Online-Antragsformular der Vereinsverwaltung; auf der Anfahrt-Seite zudem Karten-Links zu OpenStreetMap und Google Maps; im Buchungssystem der optionale PayPal-Zahlungslink, siehe Buchungssystem). Diese sind als gewöhnliche Hyperlinks ausgeführt; beim bloßen Laden unserer Seiten werden keine Inhalte dieser Anbieter geladen und es fließen keine Daten an sie ab. Ein Datenabfluss entsteht erst, wenn Sie einen Link aktiv anklicken. Für die Datenverarbeitung auf den verlinkten Seiten gelten die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.

15. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten;
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten;
Löschung (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

Widerruf von Einwilligungen: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Verantwortlicher genannten Kontaktdaten.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Internet: https://www.lfd.niedersachsen.de

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit die Bereitstellung von Daten für die Durchführung einer Buchung oder Nutzungsvereinbarung erforderlich ist, ist deren Angabe Voraussetzung für den Abschluss bzw. die Durchführung. Ohne diese Angaben können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen. Bei der Foto-/Bildnis-Einwilligung und beim Fahrtenbuch erfolgt die Angabe freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: 29. August 2026 · Fassung 0.3